Storno-Rechnung - Anleitung und Vorlage zur Rechnungskorrektur

Es kann der Fall eintreten, dass man als Unternehmer eine Rechnung ausstellt, diese in weiterer Folge an den Kunden gesendet werden und dann darauf aufmerksam wird, dass die Rechnung Fehler enthält oder diese falsch ausgestellt geworden ist.

Dieser angesprochene Fehler kann beispielsweise sein, dass ein falscher Steuersatz bezogen auf die Umsatzsteuer angegeben oder die Umsatzsteuer nicht richtig berechnet wurde oder es allgemein zu einem Rechenfehler gekommen ist, dass notwendige Merkmale einer Rechnung fehlen oder die verrechneten Leistungen oder Waren falsch bezeichnet wurden.

Rechnungskorrektur erstellen

Wenn die Rechnung korrigiert wird, so bleibt die falsch ausgestellte Rechnung bestehen. An dieser darf nichts verändert werden. Zusätzlich wird eine neue Rechnung (Storno-Rechnung) erstellt, die den Titel „Storno“ oder aber auch „Gutschrift“ trägt. Es ist mitunter empfehlenswert, auf der neuausgestellten Rechnung die Nummer jener Rechnung, die Fehler enthält, anzugeben. So kann die neue der alten Rechnung leichter zugeordnet werden.

Auch das neue Dokument muss eine fortlaufende Rechnungsnummer haben. Es ist auch möglich, eigens einen Rechnungskreis, also eine eigene Zählweise nur für Stornorechnungen anzulegen.

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Stornorechnung (Premium)

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Bestandteile einer Storno-Rechnung

Folgende Bestandteile sollte eine Stornorechnung auf alle Fälle enthalten:

• Name und Anschrift des Leistungserbringers/Liefernden
• Bezeichnung und Beschreibung der gelieferten Ware/Leistung
• Zeitraum oder Tag der Lieferung/Leistungserbringung
• Bruttoentgelt für Warenlieferung/Leistung
• Hinweis auf eine etwaige Steuerbefreiung oder angewandter Steuersatz
• Datum der Ausstellung

Für Rechnungen, deren Betrag über € 400,00 liegt, zusätzlich:

• Empfängername und Anschrift
• Ausweisen des Steuerbetrages und des Nettobetrages
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Umsatzsteueridentifikationsnummer des Unternehmens

Für Rechnungen, deren Betrag über € 10.000,00 liegt, zusätzlich:

• Umsatzsteueridentifikationsnummer des Rechnungsempfängers

Beispiel: Fehlerhafte Rechnung und Stornorechnung

Grundsätzlich sieht eine Stornorechnung wie eine herkömmliche Rechnung aus. Die Unterschiede liegen nur darin, dass das Storno eine andere Rechnungsnummer vorweist, ebenso ein anderes Datum und der Rechnungsbetrag ist mit einem Minus versehen. Wird also eine Rechnung von € 500,00 ausgestellt und anschließend mit einer separaten Rechnung iHv € – 500,00 wieder storniert, so ist man auf dem Stand, auf dem man vor Ausstellung der ursprünglichen Rechnung war. Anschließend kann eine neue Rechnung mit dem richtigen Rechnungsbetrag und neuer Nummer ausgestellt werden.

Das Vorgehen bei einer Stornierung einer Rechnung soll im Anschluss nochmals genauer schematisch dargestellt werden:

1. Die ursprüngliche Rechnung, die sich als falsch herausstellt, wurde bspw. mit der Nummer „123“ mit € 500,00 am 01.02.2022 ausgestellt.
2. Da der Fehler bemerkt wird, muss die ursprüngliche Rechnung storniert werden. Dafür wird eine Stornorechnung mit der Nummer „155“ (oder bei eigenem Rechnungskreis z.B. „001“) am 15.02.2022 mit einer Gutschrift von € 500,00 ausgestellt. Es wird auf der Stornorechnung auf die ursprüngliche Rechnung verwiesen.
3. Nun wird die Rechnung richtig ausgestellt. Diese hat z.B. die fortlaufende Rechnungsnummer „160“ und weist nun den richtigen Rechnungsbetrag von € 400,00 aus und wird am 20.02.2022 ausgestellt.

Häufige Fehler beim Ausstellen einer Stornorechnung

Folgende Fehler, die in der Praxis oftmals gemacht werden, gilt es zu vermeiden:

• Die ursprüngliche Rechnung wird herangezogen, durchgestrichen und mit dem Wort „Storno“ oder „Stornorechnung“ versehen.
• Korrektur der ursprünglichen, falschen Rechnung und anschließender Austausch ohne separater Stornorechnung
• (Händische) Korrektur von etwaigen Rechenfehlern
• Änderung der ursprünglichen Rechnung durch Änderung der Rechnungsnummer ohne entsprechenden Verweis, dass es sich dabei um ein Storno bzw. eine Gutschrift handelt.