Seit Inkrafttreten der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) und der Barumsatzverordnung (BarUV) gelten in Österreich die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht. Seither sind Firmen nicht nur verpflichtet eine Registrierkasse vorschriftsmäßig zu führen, sondern diese nach § 131b BAO BGBl. I Nr. 118/2015 auch gegen Manipulation zu schützen. Dazu sind entsprechende technische Sicherheitsvorkehrungen erforderlich.
Für welche Unternehmen gilt die Registrierkassenpflicht?
Die Verpflichtung zur elektronischen Aufzeichnung aller Transaktionen haben alle Unternehmen, die einen Jahresumsatz von mindestens 15.000 Euro oder einen Barumsatz von mindestens 7.500 Euro überschreiten. Kreditkarten, Bankomatkarten und Gutscheine fließen ebenfalls mit in die Barumsätze ein.
Mit Inkrafttreten der Registrierkassenpflicht reicht es seither nicht mehr aus, Belege oder Rechnungen von Hand zu erfassen. Seit dem 01. Januar 2016 sind alle Betriebe zudem verpflichtet, allen KundInnen für Barzahlungen einen Beleg auszustellen und zu übergeben. Das gilt auch für Betriebe, die die Umsatzgrenze unterschreiten.
Der Kunde muss diesen Beleg annehmen und ihn bis zum Verlassen der Geschäftsräume aufbewahren. Die Annahme des Belegs kann dabei nicht verweigert werden. Die sogenannte Mitwirkungspflicht besagt, dass alle KundInnen ihre Belege bei einer möglichen Kontrolle vorzuweisen haben.
Wo findet man die beste Registrierkasse?
Zu den bekanntesten Herstellern von Registrierkassen zählt unter anderem ready2order. Bei der Auswahl des Produkts sollte man vor allem auf die notwendigen Sicherheitsmerkmale und Rechtskonformität achten. Je Anbieter unterscheiden sich die Funktionen teilweise deutlich. Daher ist es notwendig, die Registrierkassen vorab zu vergleichen, um das beste Produkt für das eigene Unternehmen zu finden.
Vorgaben für Belege
Die Belege müssen nach bestimmten Vorgaben ausgestellt sein und wesentliche Informationen enthalten:
- Das Unternehmen muss namentlich aufgeführt sein
- Der Beleg muss über eine fortlaufende und einzigartige Belegnummer verfügen
- Das Belegdatum muss angeführt werden
- Die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung muss auf dem Beleg enthalten sein
- Der bar bezahlte Betrag inklusiven Steuersätzen muss angeführt werden
Aufbewahrung der Belege
Für Unternehmen gibt es eine Aufbewahrungspflicht der Belege in Form einer Durchschrift oder elektronischen Abspeicherung, die für sieben Jahre Gültigkeit hat. Das gleiche gilt für alle anderen Unterlagen der Buchhaltung. Die Ausnahme ist lediglich auf die „Kalte-Händeregelung“ beschränkt. Sie bezieht sich ausschließlich auf Feuerwehrfeste oder ähnliche und bestimmte Automaten, die von der Belegerteilungspflicht befreit werden können.
Die technische Sicherheitseinrichtung und Manipulationsschutz
Um die nachträgliche Manipulation zu verhindern, muss die Kasse ab dem 01. April 2017 über eine technische Sicherheitseinrichtung gemäß § 131b Abs. 2 verfügen. Dabei erfolgt über die Sicherheitseinrichtung eine Verkettung der Barumsätze über eine elektronische Signatur.
Die Vorgaben, die dafür erstellt wurden, gilt es auf jeden Fall einzuhalten. Es ist nötig eine Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit einzurichten. Dazu kommen der Verschlüsselungsalgorithmus AES 256 und die Kassenidentifikationsnummer, die äußerst wichtig sind. Dieses Zertifikat darf in keinem Unternehmen fehlen. Zu beziehen ist das nötige Signaturzertifikat bei einem Zertifizierungsdienstanbieter (ZDA) im EU/EWR-Raum oder in der Schweiz. Die beiden für Österreich verfügbaren Zertifikate sind GLOBALTRUST oder A-Trust.
Bis wann muss die Registrierkasse angeschafft werden?
Lediglich bis zum 31. März 2016 hatten Unternehmer keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen zu befürchten, wenn sie bis zu diesem Zeitpunkt die Registrierkassenpflicht nach vgl. § 25 Finanzstrafgesetz (FinStrG) noch nicht erfüllt haben.
Seither muss jedes Unternehmen, das die Umsatzgrenzen von 15.000 Euro bzw. 7.500 Euro (Barumsatz) pro Jahr überschreitet, über eine entsprechende Registrierkasse verfügen.
Wann entfällt die Registrierkassenpflicht?
Wird die Umsatzgrenze im darauffolgenden Jahr nicht überschritten und lässt sich durch „besondere Umstände“ absehen, dass in der weiteren Zukunft auch keine Überschreitung stattfinden wird, entfällt die Registrierkassenpflicht gemäß § 131b BAO ab dem darauffolgenden Kalenderjahr.
Eine Befreiung der Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht gibt es für das Unternehmen aber nicht. Sie ist unabhängig von der Registrierkassenpflicht und besteht nach wie vor.
Warum gibt es eine Registrierkassenpflicht?
Die Registrierkassenpflicht dient zur Reduktion bzw. Vermeidung von Schwarzumsätze und Abgabenverkürzungen von Unternehmen.
Welche Registrierkasse ist die Richtige?
Eine sogenannte Registrierkasse muss keine klassische Kasse sein. Auch eine Waage oder ein Taxameter können als Registrierkasse dienen, sofern sie über eine Kassenfunktion verfügen. Zudem gibt es mittlerweile auch digitale Lösungen, die als Registrierkasse dienen können. Genaugenommen fallen alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die die einzelnen Bareinnahmen dokumentieren und über eine Losungsermittlung verfügen, darunter. Auch serverbasierte Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktionen sind zulässig.
Die Vorgaben der Kassenrichtlinie (KRL 2012) müssen auf jeden Fall eingehalten werden. Dazu gehört Bareinnahmen erfassen zu können und entsprechende Belege nach den Anforderungen des § 132a BAO auszustellen. Ein Manipulationsschutz wird ebenfalls vorgeschrieben.
Rechtliche Hinweise zur Registrierkassenpflicht auf jusline.at.
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Häufige Fragen und Antworten
Wie viel Bareinnahmen ohne Registrierkasse?
Liegen die jährlichen Barumsätze unter 7.500 Euro, so ist man von der Registrierkassenpflicht befreit. Generell gilt diese Pflicht erst ab einem Umsatz von 15.000 Euro oder einem Barumsatz von 7.500 Euro pro Jahr.
Was passiert, wenn man keine Registrierkasse hat?
Verfügt ein Unternehmen trotz Überschreitung der Umsatzgrenzen über keine Registrierkasse, so stellt dies eine Finanzordnungswidrigkeit dar. Das gilt auch bei Verwendung einer Registrierkasse ohne Manipulationsschutz. Das Strafmaß beträgt bis zu 5.000 Euro.
Wie melde ich meine Kasse beim Finanzamt an?
Die Registrierkasse kann digital via FinanzOnline beim Finanzamt angemeldet werden. Dazu wird die Signatur hinterlegt bzw. angemeldet. In FinanzOnline findet man diese Einstellung unter „Registrierung einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit“.
Wer ist von der Registrierkassenpflicht befreit?
Betreiber von Online-Shops sind von der Registrierkassenpflicht befreit, sofern keine Barzahlung als Gegenleistung unmittelbar an die Leistungserbringer erfolgt. Die Belege müssen dennoch formgerecht übergeben und erstellt werden.
Wann muss man eine Registrierkasse haben?
Alle Betriebe mit einem Jahresumsatz von mindestens 15.000 Euro bzw. Barumsätzen von mindestens 7.500 Euro müssen grundsätzlich alle Ein- und Ausgänge in bar täglich mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) erfassen. Zudem müssen diese Belege ausgestellt und den KundInnen übergeben werden.
