Teilrechnung (Teilschlussrechnung)

Grundsätzlich ist man als Unternehmerin oder Unternehmer daran interessiert, für verkaufte Waren oder eine Leistung möglichst zeitnah eine Rechnung auszustellen, um so Einnahmen bzw. einen Umsatz zu lukrieren. Denn nur so kann oftmals gewährleistet werden, dass das Unternehmen auch liquide ist und bleibt. Es ist aber der Fall, dass nicht immer so zeitnah, wie man es als Unternehmer haben wollen würde, eine Rechnung ausgestellt werden kann. Vor allem bei größeren Projekten könnte sich der Zeitpunkt, zu dem man eine Rechnung ausstellen kann, sehr weit in die Zukunft verschieben. Hier haben Unternehmerinnen und Unternehmen die Möglichkeit, eine sogenannte Teilrechnung zu legen.

Der Begriff Teilrechnung ist jedoch ein umgangssprachlicher Begriff. Die korrekte Bezeichnung wäre eigentlich Teilschlussrechnung.

Unterschiede zwischen Teilrechnung und Abschlagsrechnung

Eine Teilschlussrechnung ist mit einer Abschlagsrechnung nicht zu verwechseln. Das Grundsystem einer Teilrechnung wurde bereits erläutert. Diese darf nur dann ausgestellt werden, wenn Leistungen erbracht oder Waren geliefert worden sind. Die Teilschlussrechnung darf dabei einzelne oder mehrere Posten beinhalten. Die Unternehmerseite muss vor allem die Gewährleistungspflichten in dem Zusammenhang beachten.

Im Unterschied dazu steht die Abschlagsrechnung. Diese kommt vor allem im Baugewerbe zur Anwendung. Hier werden nicht einzelne Posten, sondern grundsätzlich ein bestimmter Teil der Gesamtsumme in Form eines Prozentsatzes verrechnet. Eine Abschlagsrechnung wird also in der Regel vor der Erbringung einer Leistung ausgestellt. Die Frist zur Geltendmachung der Gewährleistung läuft zu diesem Zeitpunkt jedoch noch nicht. Erst nach der erfolgreichen Abnahme der Leistungen beginnt die Laufzeit der Gewährleistungspflicht.

Wann lohnt sich eine Teilrechnung?

Vor allem bei größeren Projekten und anderen Vorhaben kann es sich durchaus lohnen, auf die Möglichkeit einer Teilschlussrechnung zurückzugreifen. Ist ein Teil einer großen Leistung bereits erbracht oder ein Teil einer großen Bestellung an den Kunden geliefert worden, so ist man dazu berechtigt, eine Abrechnung in Form einer Teilschlussrechnung vorzunehmen. Daher muss man nicht so lange auf sein Geld warten.

Zusammenfassend kann man also feststellen, dass vor allem bei großen oder langandauernden Leistungen bzw. einer großen Lieferung die Möglichkeit der Teilschlussrechnung absolut zu empfehlen ist. In weiterer Folge, wenn die Lieferung oder Leistung zur Gänze zugestellt oder erbracht wurde, ist darauf zu achten, dass die Teilrechnungen, welche in der Zwischenzeit ausgestellt wurden, auch berücksichtigt werden und es nicht zu einer doppelten Verrechnung kommt. Eine Teilschlussrechnung bzw. die Ausstellung einer solchen ist grundsätzlich immer vorab mit den Kunden zu vereinbaren.

Steuerliche Aspekte

Die Teilrechnung unterscheidet sich von der Abschlagsrechnung aber nicht nur im Hinblick auf das Grundsystem, sondern auch in steuerlicher Hinsicht. Man ist grundsätzlich immer zur Abfuhr der Umsatzsteuer verpflichtet. Diese Umsatzsteuerabfuhr erfolgt nach Ablauf des Anmeldungszeitraums, in dem die Leistung erbracht wurde. Dies gilt auch für Teilschlussrechnungen und Schlussrechnungen.

Bei Abschlagsrechnungen ist dies jedoch nicht der Fall. Hier ist der Voranmeldungszeitraum für die Abfuhr der Umsatzsteuer ausschlaggebend. Gezählt wird hier der Zeitpunkt, an dem der Rechnungsbetrag eingenommen wurde, was wiederum bedeutet, dass die Leistung in dem Fall noch nicht erbracht worden ist.

Schlussrechnung nach Teilrechnung

Um die Ausstellung einer Schlussrechnung nach einer Teilschlussrechnung zu erklären, gehen wir von folgendem Beispiel aus: Ein Unternehmen übernimmt ein großes Projekt und stellt während der Projektumsetzung nach Erbringung diverser Leistungen mehrere Teilrechnungen an den Auftraggeber aus. Die Kundin bzw. der Kunde bezahlt diese Rechnungen immer pünktlich. Die Rechnungssumme wird – je nach Stand der Leistungen – kumuliert, also gesammelt ausgewiesen. Bereits bezahlte Beträge vorheriger Teilschlussrechnungen werden hierbei berücksichtigt und entsprechend abgezogen. Jede Rechnung beinhaltet also Auskunft über die erbrachte Leistung und die Umsatzsteuer.

Nehmen wir an, es wurden bereits vier Teilrechnungen ausgestellt und bezahlt, doch nach der vierten Teilrechnung werden keinerlei weiteren Leistung mehr erbracht. Nun stellt sich die Frage, wie vorgegangen werden muss. Wichtig ist, ein Schriftstück zur Berichtigung der letzten Rechnung auszustellen, die als Schlussrechnung betitelt bzw. als solche gekennzeichnet wird.

Eine andere Möglichkeit ist das Legen einer separaten Schlussrechnung. Wichtig hierbei ist, dass alle Teilrechnungen, die zuvor gelegt worden sind, angeführt werden. Die bezahlten Beträge werden allesamt addiert und die Endsumme beträgt in weiterer Folge 0 Euro, das heißt, dass der Auftraggeber die Rechnungen allesamt bezahlt hat.

Da eine Teilrechnung immer als Schätzung gilt, ist das rechtlich gesehen vonnöten. Daher ist eine Schlussrechnung, die 0 Euro oder den Restbetrag aufweist, immer notwendig.