Rechnungskorrektur

Selbst erfahrene Unternehmerinnen und Unternehmen machen obgleich der größten Mühe manchmal Fehler beim Erstellen einer Rechnung. Dass dies passiert, ist etwas ganz Normales. Hat man eine fehlerbehaftete Rechnung erstellt, so hat eine Kundin bzw. ein Kunde das Recht, die Berichtigung dieser einzufordern. Ist dies der Fall, so muss eine Rechnungskorrektur unternommen werden.

Nun stellt sich jedoch die Frage, ob es Regelungen und Vorschrift im Zusammenhang mit Rechnungskorrekturen gibt, wer eine Änderung der Rechnung überhaupt erst vornehmen darf und was es sonst noch zu beachten gilt.

Vorgehensweisen bei einer richtigen Rechnungskorrektur

Wie bereits erwähnt, steht es einem Rechnungsempfänger bei einer fehlerhaften Rechnung zu, die Berichtigung dieser zu verlangen. Vor allem bei Geschäftskundinnen und -kunden kommt dies öfters vor, da es auch für diese wichtig ist, dass die ausgestellte Rechnung korrekt ist. Denn die Berechtigung eines Vorsteuerabzuges kann durch eine nicht korrekt ausgestellte Rechnung gefährdet sein. Ausgangsrechnungen müssen den Vorschriften gemäß § 14 Abs. 4 UStG erstellt werden.

Im Nachfolgenden wird jedoch davon ausgegangen, dass doch ein gravierender, die Richtigkeit der Rechnung negativ beeinflussender Fehler passiert ist (z.B. das Datum der Rechnung ist falsch, die Liefermenge wurde falsch angegeben, etc.). In diesem Fall ist eine Rechnungskorrektur vorzunehmen, wobei es hier wiederum zwei Szenarien und Möglichkeiten gibt:

Verbuchung der Rechnung bereits erfolgt

Es kann aber sein, dass eine Rechnung vom Rechnungsempfänger bereits bezahlt und verbucht wurde. In diesem Fall gestaltet sich die Durchführung einer Rechnungskorrektur als komplizierter. Zu allererst muss die ursprüngliche Rechnung mittels einer Rechnungskorrektur mit einem negativen Rechnungsbetrag storniert werden. Mit diesem Vorgang wird die zu korrigierende Rechnung ungültig. Auch für die Korrekturen von Rechnungen gelten hierbei die Bestimmungen nach § 14 Abs. 4 UStG.

Es ist wichtig, dass es möglich ist, die Originalrechnung der Rechnungskorrektur zuzuweisen, weswegen folgende Angaben nicht fehlen dürfen:

• Datum der Originalrechnung
• Rechnungsnummer der Originalrechnung

Im Anschluss wird die neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer geschrieben. Hier muss eine neue Rechnungsnummer verwendet werden, die alte Rechnungsnummer kann hierbei im Betreff angegeben werden.

Nun stellt sich noch die Frage über das Vorgehen, wenn die Kundin bzw. der Kunde die Rechnung bereits bezahlt hat und nun Teile der Lieferung zurücksenden möchte und den anderen Teil der Lieferung behalten möchte. Hier muss freilich nicht die gesamte Rechnung storniert werden. Hier ist es nur erforderlich, dass für den Teil der Lieferung, der zurückgesendet wird, eine Rechnungskorrektur geschrieben wird. Mit diesem Vorgang wird die Ursprungsrechnung nicht berichtigt, aber der Gesamtbetrag wird angepasst.

Verbuchung der Rechnung ist noch ausständig

Ist es noch nicht zur Bezahlung und Verbuchung der Rechnung gekommen, so ist es nicht notwendig, eine Rechnungskorrektur zu schreiben. Es besteht hierbei die Möglichkeit, eine neue Rechnung mit der gleichen Rechnungsnummer auszustellen oder ein sogenanntes Berichtigungsdokument zu schreiben. Innerhalb eines solchen Schreibens werden die fehlerbelasteten Angaben richtiggestellt. Nach Übersendung an den Kunden muss dieser das Dokument zur ursprünglichen Rechnung ablegen.

Folgende Angaben sollten zwecks der eindeutigen Zuordenbarkeit in einem Berichtigungsdokument nicht fehlen:

• Angabe der Rechnungsnummer und dem Datum der Rechnung auf welche sich das Dokument bezieht
• Name und Anschrift der leistungserbringenden Partei
• Berichtigung des Fehlers

Es gibt auch die Möglichkeit, durch einen Vermerk auf der Originalrechnung des Kundens eine handschriftliche Korrektur durchzuführen. Mit der Unterschrift des Rechnungslegers wird die Änderung „beglaubigt“ bzw. bestätigt. In diesem Falle ist jedoch zu empfehlen, eine Kopie der korrigierten Rechnung zu machen, um diese gemeinsam mit der ursprünglichen Rechnung abzulegen.

Fragen und Antworten zur Rechnungskorrektur

Weitere Fragen und Antworten zur Rechnungskorrektur für Unternehmen:

Was ist der Unterschied zwischen einer Gutschrift und einer Rechnungskorrektur?

Wobei es sich bei der Rechnungskorrektur handelt, wurde bereits geklärt. Wenn man sich die Gutschrift genauer ansieht, so gibt es zwei verschiedene Formen dieser. Diese werden im Nachfolgenden kurz zwecks Verständnisses erläutert:

• Kaufmännische Gutschrift: Der grundlegende Zweck einer kaufmännischen Gutschrift ist es, eine fehlerhafte Rechnung zu neutralisieren, die Originalrechnung wird also storniert und korrigiert. Dies ist oftmals bei Rücknahmen von Waren der Fall. Dem UStG zufolge handelt es sich bei der kaufmännischen Gutschrift daher nicht um eine Gutschrift, sondern vielmehr um eine Rechnungskorrektur.
• Gutschrift (im umsatzsteuerlichen Sinne): Diese ist streng genommen eher eine Rechnung. Diese wird vom Leistungsempfänger, nicht wie üblich vom Rechnungsempfänger ausgestellt. Es handelt sich hierbei sozusagen um eine umgekehrte Rechnung. Als Beispiel können hier etwa Provisionszahlungen genannt werden.

In der Vergangenheit noch zulässig, dürfen nunmehr nur noch umsatzsteuerliche Gutschriften auch als Gutschrift bezeichnet werden.

Wer ist dazu berechtigt, eine Rechnungskorrektur durchzuführen?

Der Leistungserbringer hat eine Rechnung zu korrigieren, sodass diese auch vom Finanzamt akzeptiert wird. Nicht zulässig hingegen ist eine Korrektur von der Kundenseite, auch wenn der Leistungserbringer dem grundsätzlich zustimmen würde.

Bezeichnungen für Rechnungskorrekturen

Eine korrigierte Rechnung ist streng genommen eine kaufmännische Gutschrift. Daher sollte sie auch als solche erkennbar sein. Die Betitelung kann daher „Korrekturrechnung“, „Stornorechnung“ oder „Rechnungskorrektur“ lauten. Ist die Bezeichnung korrekt und unmissverständlich, gibt es in weiterer Folge auch keine Vorsteuerabzugsprobleme.