Originalrechnung - Quittung

Vor allem bei der Barzahlung einer Rechnung ist es erforderlich, eine Quittung auszustellen. Nur so kann die Bezahlung auch belegt werden, bei einer Banküberweisung wäre dies mit Hilfe des Kontoauszugs möglich.

Kleinbetragsrechnungen und Quittungen haben gesetzlich gleiche Vorgaben. Bei einer Rechnung unter 400 Euro inkl. Umsatzsteuer (Kleinbetragsrechnung), kann eine Rechnung durch eine Quittung ersetzt werden. Liegt der Betrag einer Warenlieferung oder Leistungserbringung jedoch über 400 Euro inkl. USt., so muss auch eine reguläre Rechnung gelegt werden, eine Quittung alleine wäre in diesem Falle nicht mehr ausreichend bzw. zulässig.

Wie muss eine Rechnung geschrieben werden?

Wie eine Rechnung geschrieben werden muss bzw. welche Elemente eine solche beinhalten muss, ist im § 14 des Umsatzsteuergesetzes geregelt. Diese Bestandteile sind:

• Name und Anschrift (des rechnungsstellenden Unternehmens)
• Name und Anschrift (der Kundin bzw. des Kunden)
• Umsatzsteuer-ID und Steuernummer des Unternehmens
• Ausstellungsdatum und Rechnungsdatum
• Leistungs- bzw. Lieferzeitpunkt
• Rechnungsnummer (fortlaufend)
• Rechnungsbetrag ( Nettorechnung sbetrag, Bruttobetrag, Steuersatz , Steuerbetrag)
• Bankverbindung (freiwillig)
• Kundennummer und Kontaktdaten (freiwillig)
• Zahlungsfrist (freiwillig)

Verlust der Originalrechnung

Es ist natürlich nicht gut, wenn eine Originalrechnung verloren geht, da diese nicht selten vonseiten des Finanzamts verlangt wird. Eine Originalrechnung ist nämlich ein Nachweis dafür, um die Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen zu können. Nicht selten können Unternehmen solche Originalrechnungen nicht vorlegen. Hier gibt es jedoch auch Lösungen.

Es gibt verschiedene Gründe, weswegen eine Originalrechnung selbst von einer sehr organisiert geführten Buchhaltung verloren gehen kann. Es kann sein, dass diese aus Versehen entsorgt werden. Ein möglicher weiterer Grund kann sein, dass die Originalrechnung gar nicht erst ausgestellt wurde oder bei einem Unternehmensumzug abhandengekommen ist. Daher empfiehlt es sich grundsätzlich, Originalrechnungen sogleich einzuscannen, sodass diese auch in elektronischer Form in einer Buchhaltungssoftware, einem Dokumenten-Management-System oder einem Laufwerk gespeichert sind.

Fehlender Nachweis

Für Unternehmen kann – wie schon erwähnt – eine fehlende Originalrechnung zu Problemen mit dem Finanzamt führen. Betriebsausgaben werden oftmals nicht abgezogen, weswegen der Gewinn des Unternehmens, zumindest am Papier, höher ausfällt. Dies bedeutet aber auch, dass mehr Einkommenssteuer zu zahlen ist, als man es erwartet hatte und dass man keine Vorsteuer für besagte Rechnung abziehen kann. Dadurch erhöht sich folglich aber auch die Umsatzsteuerzahlung an das Finanzamt. Wurde bereits ein Abzug vorgenommen, so kann es sein, dass eine Rückzahlung eines bereits erstatteten Vorsteuerbetrags vorgenommen werden muss.

Wegen Formalfehlern oder einer nicht ordnungsgemäß geführten Buchhaltung kann es außerdem sein, dass ein Unternehmer im schlimmsten Falle auch noch eine Strafe bezahlen muss. Dieser Fall tritt jedoch nicht sogleich ein, wenn einmal eine Originalrechnung abhandengekommen ist, sondern vor allem dann, wenn immer wieder und öfters Rechnungen, Quittungen, Belege fehlen.

Betrachtet man nun die Käuferseite im Falle einer fehlenden Originalrechnung, so bedeutet dies, dass kein Nachweis des Kaufes vorhanden ist und somit auch kein Garantieanspruch besteht. Die Käuferin oder der Käufer kann Waren ohne Rechnung weder umtauschen oder den Kauf rückabwickeln. Auch ein Weiterverkauf von Waren kann sich unter Umständen schwierig gestalten, wenn keine Originalrechnung vorhanden ist.

Aufbewahrungspflichten von Originalrechnungen

Grundsätzlich unterliegen Rechnungen gewissen Pflichten der Aufbewahrung. Im Normalfall müssen Rechnungen sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Ob diese Belege hierbei in elektronischer oder in Papierform archiviert werden spielt keine Rolle. Wichtig ist, dass die Belege ihr Originalformat vorweisen.

Bei Rechnungen, die auf Thermopapier gedruckt sind, empfiehlt es sich beispielsweise, diese zusätzlich zu kopieren und das Original sowie die Kopie gemeinsam aufzubewahren. Der Beginn der Aufbewahrungsfrist ist der 31.12. jenes Jahrs, in der die Rechnung bezahlt wurde und endet auch zum 31.12. eines Jahres.

Beispiel: Am 15.05.2020 wurde eine Rechnung geschrieben und an die Kundin bzw. den Kunden gesendet. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit 31.12.2020 und endet am 31.12.2027.