Kleinunternehmer-Rechnung

Bei Kleinunternehmern wird zwar keine Umsatzsteuer erhoben, es gibt jedoch dennoch viele Regelungen des Umsatzsteuergesetzes, die es als Kleinunternehmer zu beachten gilt. Ein Teil dieser zu beachtenden Vorschriften sind etwa die in § 14 Abs. 4 UStG aufgelisteten Pflichtbestandteile einer Rechnung.

Überdies haben auch Kleinunternehmer die Verpflichtung nach § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG, eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten auszustellen, nachdem die Leistung erbracht wurde oder diese erbracht wird.

Stellt ein Kleinunternehmer eine Rechnung aus, so darf in dieser keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Außerdem hat ein Kleinunternehmer die Pflicht, auf der Rechnung darüber zu informieren, warum Umsatzsteuerangaben fehlen. Hierbei muss jedoch nicht auf den Begriff „Kleinunternehmerregelung“ zurückgegriffen werden, welche grundsätzlich eher als abwertend angesehen wird. Ein einfacher Vermerk wie beispielsweise „Es wird gemäß § 6 UStG keine Umsatzsteuer berechnet“ reicht vollkommen aus.

Notwendige Angaben auf einer Kleinunternehmer-Rechnung

Die Pflichtangaben, die es beim Schreiben einer Rechnung zu beachten gilt, gelten auch für Kleinunternehmer. Hier gibt es keinen Unterschied, weswegen folgende Elemente in jeder Kleinunternehmer-Rechnung enthalten sein müssen:

• Steuernummer (vom Finanzamt) oder UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
• Name und Anschrift des Kleinunternehmers und des Rechnungsempfängers
• Ausstellungs- bzw. Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
• Umfang der Leistung bzw. Menge und Art der gelieferten Waren
• Liefer- bzw. Leistungsdatum (auf den Monat genau)
• Verweis, wie z.B. „Es wird gemäß § 6 UStG keine Umsatzsteuer berechnet!“

Vorteile und Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Es handelt sich bei der Kleingewerberegelung (auch Kleinunternehmerregelung genannt) nach § 6 UStG um eine Regel der Vereinfachung für all jene Unternehmen, welche einen geringen Umsatz vorweisen. Die Regelung besagt, dass ein Unternehmen im Jahr der Gründung und im darauffolgenden Jahr einen Umsatz von 35.000 Euro nicht überschreiten darf.

Ist dies der Fall, so ist das Unternehmen davon befreit, die Umsatzsteuer zahlen zu müssen. Innerhalb von fünf Jahren darf der Umsatz einmal um 15% überschritten werden. Nur dann bleibt die Kleingewerberegelung aufrecht.

Gründung

Bei Gründung eines Unternehmens steht es der Gründerin bzw. dem Gründer frei, beim Fragebogen des Finanzamtes den Status „Kleinunternehmer“ anzukreuzen. Ein klarer Vorteil dieses Status ist eine grundlegende Ersparnis an Arbeit bezogen auf die Umsatzsteuervoranmeldung. Wird nämlich keine Steuer ausgewiesen, kann auch keine Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend gemacht werden. Diese Nichtmöglichkeit der Geltendmachung der Vorsteuer ist jedoch auch gleichzeitig als Nachteil anzusehen.

Ein weiterer Nachteil auf den Status des Kleinunternehmens bezogen ist, dass dieser Status entfällt, wenn man die schon beschriebene Umsatzgrenze überschreitet. Der Kleinunternehmerstatus kann auch freiwillig verlassen werden. In den fünf darauffolgenden Jahren kann dieser jedoch dann nicht mehr erlangt werden.

Ausweisen der Umsatzsteuer als Kleinunternehmen

Es ist wichtig, als Kleinunternehmer zu beachten, dass in keinem Fall ein Umsatzsteuerbetrag auf der Rechnung ausgewiesen wird. Dies ist deswegen so wichtig, da ein Kleinunternehmer gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG nicht dazu berechtigt ist, eine Umsatzsteuer von einem anderen Geschäftskunden einzufordern.

Passiert dennoch, dass eine Umsatzsteuer ausgewiesen und eingehoben wird, so muss der Kleinunternehmer die von dem Kunden bezahlte Steuerbeträge an das Finanzamt abführen. Wird ein solcher Fehler bemerkt und die Kundin bzw. der Kunde hat die Kleinunternehmer-Rechnung noch nicht beglichen, so sollte sogleich eine Rechnungskorrektur vorgenommen werden.

Wird nämlich eine Steuer unberechtigter Weise eingehoben und diese dann in weiterer Folge auch nicht an das Finanzamt weitergegeben, so kann es sein, dass man sich einem Strafverfahren wegen Betrugs gegenübersieht. Dies ist aufgrund der Tatsache zu erklären, dass ein Betrag eingefordert wurde, auf den keinerlei Ansprüche seitens des Kleinunternehmers bestehen. Eine hohe Geldstrafe oder eine Freiheitsstrafe können die möglichen, schlimmsten Folgen einer unrechtmäßigen Einhebung der Umsatzsteuer und Nichtabführung dieser in weiterer Folge sein.

Übermittlung der Kleinunternehmer-Rechnung

Viel Papierarbeit entfällt, wenn man Kleinunternehmer ist und ebensolche Kleinunternehmer Rechnungen ausstellt. Versendet werden kann eine Rechnung ausgedruckt per Post, per Fax oder per E-Mail. Dies vereinfacht grundsätzlich die Rechnungsübermittlung ungemein, jedoch gibt es auch hier Faktoren, die es zu beachten gilt:

• Unversehrtheit der Rechnung (keine nachträgliche Änderung dieser)
• Echtheit der Rechnung (Unzweifelhafte Wiedergabe der Rechnungssteller-Identität)
• Die Rechnung muss als Kleinunternehmer Rechnung (mit entsprechendem Vermerk zur Umsatzsteuer) erstellt werden
• Der Rechnungsempfänger muss in der Lage sein, die Rechnung lesen zu können

Fristen

Dass das Finanzamt die Unterlagen jederzeit überprüfen kann, gibt es Aufbewahrungspflichten für Rechnungen, welche in § 14b UStG geregelt sind. Auch für Kleinunternehmen gelten diese. Ausgestellte Rechnungen müssen für zehn Jahre aufbewahrt werden (hierbei gilt die Frist nicht nur für Ausgangs-, sondern auch für Eingangsrechnungen).