Abschlagsrechnung (Teilrechnung)

Die Abschlagsrechnung wird auch als Teilrechnung bezeichnet. Eine andere Bezeichnung, die in diesem Zusammenhang auch oftmals verwendet wird, ist die der Akontorechnung.

In der Regel wird nach vollständiger Erbringung der Leistung oder Lieferung der Waren eine Endabrechnung vorgenommen. Grundsätzlich gibt es keinerlei gesetzliche Vorschriften darüber, in welcher Höhe die Teilrechnungen ausfallen müssten oder wie viele Abschlagsrechnungen gelegt werden dürfen. In der Regel entscheidet eine Vereinbarung zwischen Unternehmerin bzw. Unternehmer und Kundin bzw. Kunden über die Höhe und Art der Abschlagsrechnung.

Welchem Zweck dient die Abschlagsrechnung?

Der hauptsächliche Zweck der Abschlagsrechnung besteht darin, dass die Belastung von beiden Seiten eines Geschäfts so gering wie möglich gehalten wird. Dies kann anhand des Beispiels des vorhin bereits angesprochenen Bauvorhabens wie folgt erklärt werden:

Geringeres Risiko für Schuldner

Betrachtet man die Schuldnerseite, so kann ähnliches beobachtet werden. Oftmals ist es der Fall, dass der Schuldner – gerade bei einem sehr hohen Betrag – diesen nicht auf einmal bezahlen kann. Durch das Ausstellen einer Abschlagsrechnung wird dieser zu leistender Betrag auf mehrere Teile aufgeteilt, weswegen sich die zu zahlende Summe und somit auch die finanzielle Belastung und das damit einhergehende Insolvenzrisiko für die Schuldnerseite verringert. Teilrechnungen sollen dem Bürgerlichen Gesetzbuch zufolge nur eine Ausnahme sein. Eine Abschlagszahlung darf nur dann vonseiten des Schuldners erbracht werden, wenn es von den Rechtsvorschriften so geregelt ist. Ebensolches gilt auch für die Gläubigerseite.

Das Bürgerliche Gesetzbuch sieht etwa für Werkverträge Abschlagszahlungen vor. Grund hierfür ist, da ansonsten die Vergütung erst nach Abnahme der Dienstleistung oder Ware erfolgen würde. Abschlagszahlungen stellen in keinem Fall eine Vorfinanzierung oder Vorauszahlung dar.

Höhe der Abschlagsrechnung

Grundsätzlich sieht das Gesetz keinerlei Vorgaben über die Höhe einer Abschlagsrechnung vor. Das bedeutet, dass eine Vereinbarung zwischen Gläubiger und Schuldner über die Höhe etwaiger Abschlagsrechnungen getroffen werden muss. In der Praxis ist es üblich, dass die Abschläge immer die gleiche Höhe haben. Wird die Leistung vollständig erbracht, so wird eine Endrechnung ausgestellt. In dieser werden bereits bezahlte Teilbeträge von dem Gesamtbetrag der Leistung oder Ware abgezogen. Die Endrechnung ist wiederum als solche zu kennzeichnen. Die Höhe der letzten Zahlung kann hierbei höher, niedriger oder gleich der Abschläge ausfallen.

Diese Elemente muss eine Abschlagsrechnung beinhalten

Vom Aufbau hat eine Abschlagsrechnung grundsätzlich wie eine herkömmliche Rechnung auszusehen. So müssen etwa folgende Elemente in einer Abschlagsrechnung angeführt werden:

• Name und Anschrift der Kundin bzw. des Kunden
• Name und Anschrift der Leistungserbringerin bzw. des Leistungserbringers
• Leistungsbezeichnung inkl. Umfang der Leistung
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Bankverbindung der Leistungserbringerin bzw. des Leistungserbringers
• Steuernummer der Leistungserbringerin bzw. des Leistungserbringers

Zusätzlich zu den oben genannten Bestandteilen einer Abschlagsrechnung muss beachtet werden, dass der Wert der Leistung bzw. der Ware, also der zu bezahlende Betrag, als Bruttobetrag angeführt ist. Ferner muss die Rechnung über den Steuersatz und den Steuerbetrag Auskunft geben.

Die Rechnung muss als Abschlagsrechnung deutlich erkennbar sein. Dies bedeutet, dass diese unmissverständlich als solche betitelt sein muss. Ein ebenso wichtiger Bestandteil ist das Zahlungsziel. Dieses ist ebenso auch in der Rechnung anzuführen.

Häufige Fehler

Oftmals passieren Fehler, die im Zusammenhang mit dem Ausstellen von Abschlagsrechnungen gemacht werden. Einer dieser Fehler ist etwa die falsche Bezeichnung. Oftmals vergessen Unternehmen eine Abschlagsrechnung als solche oder Teilrechnung zu betiteln. Außerdem sollte beachtet werden, dass keine Pflichtangaben für Rechnungen vergessen oder nicht angeführt werden. Die Pflichtangaben sind in §14 Abs. 4 UStG geregelt. Ein weiterer Fehler, der oftmals in der Praxis passiert, ist, dass Anzahlungen oder bereits bezahlte Teilbeträge bei der Abschlussrechnung nicht oder nicht korrekt berücksichtigt werden.