Rechnung schreiben - Vorlage & Muster für Österreich

Im deutschsprachigen Raum gibt es zahlreiche Software-Lösungen und Tools, die das Schreiben und Verwalten von Rechnungen vereinfachen. Viele sind für Unternehmen in Österreich gar nicht oder nur mit teilweise umständlichen Anleitungen einsetzbar. Bei der Auswahl des Software-Anbieters sollte man daher auf folgende Faktoren achten:

1. Unterstützt das Tool die österreichischen Umsatzsteuersätze? Idealerweise sind diese als Standardeinstellung im System hinterlegt. Wenn nicht, muss das oft manuell eingerichtet werden oder über einen "Umweg" angewendet werden.
2. Wird die österreichische Kleinunternehmerreglung berücksichtigt?
3. Bonus: Verfügt das Programm über Schnittstellen zur österreichischen Finanzverwaltung?

Rechnungen schreiben mit Word, Excel oder Rechnungsprogramm

Viele Einzel- oder Kleinunternehmer schreiben ihre ersten Rechnungen mittels Excel- oder Word-Vorlage selbst anstatt auf professionelle Software-Lösungen zu setzen. Das ist zwar möglich und zu Beginn auch nicht unüblich - möchte man aber sichergehen, dass alle gesetzlichen Anforderungen richtig erfüllt werden, empfiehlt es sich ein professionelles Rechnungsprogramm zu verwenden.

Die Vorteile von Software-Lösungen:

• Alle gesetzlichen Richtlinien werden automatisch eingehalten
• Es gibt einen zentralen, sicheren und rechtskonformen Ort für die Archivierung (Steuerprüfung!)
• Rechnungen sind von überall und jederzeit zugänglich
• Rechnungen können ressourcenschonend und zeitsparend per E-Mail direkt aus dem Tool an den Empfänger verschickt werden.

Von diesem Hintergrund sollte genau überlegt werden für welche Art der Rechnungserstellung man sich entscheidet.

Je nach Anbieter gibt es verschiedene Angebote, um Rechnungen zu schreiben. Mit manchen Tools kann man ausschließlich Rechnungen erstellen, andere bieten Rechnungen im Paket mit zusätzlichen Leistungen an. Weiters gibt es Anbieter, die Rechnungen als einen Teil der Buchhaltung sehen und bieten deshalb nur Pakete an, die beides beinhalten. Das kann viele Vorteile mit sich bringen. Eine Rechnung, die schon im System vorhanden ist, kann schnell in die Buchhaltung übernommen werden oder ein Beleg kann schnell einer Buchung zugeordnet werden. Der Synergieeffekt bringt also viele Vorteile.

UstG-Pflicht

Eine Rechnung muss immer dann ausgestellt werden, wenn Lieferungen oder Leistungen von einer Firma an eine andere durchführt werden. Dasselbe gilt selbstverständlich auch bei Lieferungen oder Leistungen, die mit einem Privatkunden in Verbindung stehen. Eine Rechnung muss geschrieben werden, auch wenn sich der Auftraggeber im Ausland befindet.

Bis wann muss die Rechnung ausgestellt werden?

Der Auftragnehmer muss innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung für die entsprechende Dienstleistung oder Lieferung ausstellen. Für Lieferungen oder Leistungen die in einem Land der EU (Europäischen Union) erfolgen, muss eine Rechnung spätestens bis zum 15. des folgenden Monats ausgestellt werden.

Kann eine Rechnung auch per E-Mail abgeschickt werden?

Eine Rechnung darf selbstverständlich auch per E-Mail versendet werden. Es gelten allerdings besondere Regeln, damit die Vorsteuer abgezogen werden kann. Man muss sicher wissen, von wem die Rechnung abgeschickt wurde. Der Inhalt der Rechnung muss zudem echt, gut lesbar sein und kann vor allem nicht verändert werden.

Von dem Übermitteln elektronisch angefertigter Rechnungen profitieren Firmen sogar – bis zu 80 Prozent der angefallenen Kosten, die durch das Versenden von auf Papier gedruckten Rechnungen, können auf diese Art und Weise eingespart werden.

Tipp: Damit die Rechnungsprozesse optimiert werden können, kann der Versand Outsource ebenfalls auf einem Mulitichannel Kommunikationsdienstleister erfolgen.

Pflichtangaben auf Rechnungen

Sollte der endgültige Betrag höher als 400 € sein, muss die Rechnung folgende Informationen enthalten:

• Name und Anschrift vom Auftraggeber
• Name und Anschrift der Firma
• Nummer der Rechnung
• Datum
• Die UID (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) der Firma – diese wird als Kenn-Nummer der Firma bezeichnet und wird ausschließlich vom Finanzamt erteilt
• Art und Menge der Dienstleistung
• Zeitraum der Dienstleistung
• Die Steuer-Summe
• Entgelt für Steuersatz Leistung oder Lieferung

UID Nummer

Falls der Unternehmer kein Recht auf den Abzug von Vorsteuer aufgrund der erbrachten Lieferung oder Leistung haben sollte, dann muss die UID Nummer auf der Rechnung nicht enthalten sein. Dies ist beispielsweise der Fall bei kleinen Unternehmen. Sollte die Summer auf der Rechnung allerdings mehr als 10 000 € betragen, muss die Rechnung die UID Nummer vom Empfänger zusätzlich enthalten.

Rechnung nicht richtig ausgestellt - was nun?

Die Vorsteuer kann vom Empfänger nicht abgezogen werden. Ausschließlich wenn der Auftraggeber die Steuerschuld bezahlen muss, kann ein Abzug der Vorsteuer erfolgen.

Rechnungen bis 400 €

Eine Rechnung, deren endgültige Summe weniger als 400 € beträgt, wird als Kleinbetragsrechnung bezeichnet. Bei Rechnungen mit kleineren Beträgen müssen ausschließlich folgende Informationen enthalten sein:

• Name und Anschrift der Firma
• Art und Menge der Dienstleistung
• Datum
• Zeitraum der Dienstleistung
• Die gesamte Summe aus Steuer und Entgelt Steuersatz

Reverse Charge

Reverse Charge ist ein Begriff in englischer Sprache und bedeutet übersetzt Steuer-Schuld-Umkehr. Bei dieser muss der Empfänger der Leistung anstelle des Erbringers der Leistung die Steuer an das Finanzamt zahlen.

Regelungen für die Umkehr der Steuerschuld

Bei Rechnungen dieser Form müssen Sie ebenfalls beachten, ob Sie die richtigen Angaben angegeben haben. Die UID-Nummer des Empfängers der Leistung darf nicht fehlen. Zudem ist müssen Sie darauf hinweisen, dass der Auftraggeber die Steuer bezahlen muss. Auf den Betrag darf keine Steuer verrechnet werden, das heißt, die Rechnung muss in einem Netto-Betrag ausgestellt werden.

Software für das Schreiben von Rechnungen

Das abschicken von elektronischen Rechnungen per E-Mail ist eine vereinfachte Variante, um Rechnungen für Dienstleistungen und Lieferungen zu überweisen. Es geht allerdings noch einfacher, und zwar über eine Software für diesen Zweck. Ein Beispiel dafür ist die Software von Finanz.at. Mit der kostenlosen Buchhaltungssoftware kann man schnell und unkompliziert Rechnungen aller Art schreiben, die den österreichischen Regelungen für Unternehmen (GmbH, Einzelunternehmen, etc.) entsprechen.

Wichtig für Kleinunternehmer

Werden Rechnungen im Rahmen der Kleinunternehmerregelung in Österreich erstellt, sind diese umsatzsteuerbefreit. Die Regelung für Kleinunternehmer gilt für jene Unternehmen, die einen Umsatz pro Jahr von weniger als 35.000 Euro erwirtschaften. Diese Unternehmen dürfen keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen.

Dennoch gibt es Kleinunternehmer, die eine UID-Nummer beantragt und erhalten haben. Diese wird vor allem bei Auslandsrechnungen für Dienstleistungen oder Warenexporte benötigt. Hierfür muss eine Zusatzangabe auf der Rechnung enthalten sein, die diese Umsatzsteuerbefreiung ausdrückt (Beispiel: „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung“). Ein Rechnungsmuster für Kleinunternehmen findet man auf Finanz.at zum Download.

Rechnungsvorlage

Kostenlose Rechnungsvorlagen findet man unter anderem direkt auf Finanz.at. Diese Vorlagen und Muster können einfach online heruntergeladen und kostenlos für die jeweilige Rechnung verwendet werden.

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Rechnung (Kleinunternehmer)

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