Die beste Projektmanagement-Software im Vergleich 2024

Bei einem Projekt handelt es sich um eine Unternehmung oder eine Aufgabe, die innerhalb eines Betriebes oder einer Organisation zeitlich befristet und innovativ ist, ein klar definiertes Ziel hat, einmalig durchgeführt wird und in seiner Komplexität verschiedene Komponenten umfasst. Der Initiierung, Planung und Steuerung eines Projektes obliegt dem Projektmanagement, das für die aufeinander folgenden Projektabschnitte entsprechende Methoden anwendet. Bei der Durchführung dieser Aufgaben wird mit geeigneter Projektmanagement-Software unterstützt.

Wichtige Tools für Projektleitung und -Teams

Um das Projektmanagement mit IT-Tools zu unterstützen, wurden verschiedene Typen von Software entwickelt. So gibt es zum einen Softwaretools, die lediglich Teilbereiche der verschiedenen Aufgabenstellungen des Projektmanagements abdecken. Dazu zählen das Monitoring der Terminplanung und die Überwachung von To-do-Listen, aber auch die verschiedensten Tools, um die Kommunikation unter den Teams bzw. Team-Mitgliedern zu ermöglichen.

Zusammenarbeit und Kommunikation im Team verbessern

Diese Softwaretools sind gut geeignet, um kleine Projekte mit übersichtlichen Teamgrößen zu steuern. Bei komplexen Projekten, die auch multinationale Teams umfassen können und dann auch weltweit verteilt sitzen, werden Programm-Suites mit umfangreichen Funktionen benötigt, die bei der Lösung komplexer Aufgabenstellungen auch von Großprojekten unterstützen. Eine solche Software bietet dem Projektmanagement bei der Planung, aber auch für die Steuerung und Team-Zusammenarbeit entsprechende Tools an.

Das Tool beinhaltet sowohl Kalenderfunktionen als auch das Task-Management, die Meilenstein-Überwachung und die Steuerung einer Vielzahl von umfangreichen To-do-Listen. Weiterhin werden für die Kollaboration innerhalb des Projektteams bzw. mehrerer zusammengehöriger Projektteams der Teamgröße entsprechende Features benötigt, die da sein könnten: Whiteboards, Web-Office, Foren, Messenger-Tools und Foren sowie Chat-Rooms für die Team-Zusammenarbeit.

Die Projektmanagement-Toolbox mit projektrelevanten Komponenten füllen

Abhängig von der Komplexität eines Projektes sollte die Projektmanagement-Toolbox mit den geeigneten Komponenten einer Projektmanagement-Software zusammengestellt werden. Die Frage nach der Sinnhaftigkeit des Einsatzes einer solchen Software erübrigt sich mit dem Maß an Einsicht in die Möglichkeiten, die die Software bietet. Abgestimmt auf die Bedürfnisse des jeweiligen Projektes trägt die passende Software-Lösung maßgeblich zum Erfolg der Planung und Durchführung bis zum Abschluss des Projektes bei.

Die unterschiedlichen Funktionsbereiche für die Planung, Steuerung und Kommunikation sind in der Software miteinander verknüpft. Dadurch wird es insbesondere der Projektleitung oder der Geschäftsführung ermöglicht, den Überblick zu behalten und den Arbeitsaufwand auf ein Minimum zu reduzieren. Fristen können besser eingehalten und Meilensteine termingerecht erreicht werden. Darüber hinaus werden entsprechende Statistiken und Auswertungen zum aktuellen Projektstand ausgegeben. Über die Kommunikationstools ist der Informationsfluss gesichert. Informationen werden automatisiert zur Verfügung gestellt.

Was kostet eine Projektmanagement-Software?

Der Preis für die Nutzung einer Projektmanagement-Software richtet sich nach den auf die Projektgröße angepassten Tools und die Anzahl der Mitarbeiter, die Zugriff auf die Software haben. Komplexe Aufgaben erfordern komplexe Software-Systeme, um die Projektziele termingerecht zu erreichen. Bei der Planung des Einsatzes der Software sollte im Vorfeld eine intensive Bedarfsanalyse durchgeführt werden. Bei mehreren Projekten im Unternehmen wäre es sinnvoll, eine Software zu implementieren, die über Funktionen des Projektmanagement-Portfolios verfügt. Dadurch erhält die Geschäftsführung einen Überblick über den Stand und den Verlauf der Gesamtheit der im Unternehmen laufenden Projekte.

Für kleine Projekte mit max. 5 Mitarbeitern werden kostenlose Software-Lösungen angeboten. Die Auswahl ist hier sehr groß. Für Teams in mittlerer Größe ist das Angebot etwas geringer. Es wird allerdings nur eine einfache Version der Aufgabenverwaltung angeboten.

Kosten und Preise im Überblick

Ein kleiner Überblick, auf welchem Preisniveau derartige Softwarelösungen angeboten werden:

• Der Preis für kleine bis mittlere Teams liegt zwischen ca. 600 – 3.000 Euro/Jahr und ist abhängig davon, wie umfangreich die Task-Management-Software sein soll und über welche Extra-Tools sie verfügen muss.
• Eine umfangreiche Software-Lösung, die auch eine gute Aufgabenverwaltung umfasst, kann bei 5 – 25 Nutzern ab ca. 1.500 Euro bis ca. 7.000 Euro/Jahr gerechnet werden.
• Spitzenreiter mit einem Preisniveau zwischen 2.800 – 14.000 Euro/Jahr für 5 – 25 Nutzer sind MS Project und InLoox. Diese Anbieter stellen sehr umfangreiche Projektplanungstools zur Verfügung.

(Quelle: pm-tools.info)

Vorteile und Nachteile einer Projektmanagement-Software

Eine Projektmanagement-Software kann neben Vorteilen durchaus auch mögliche Nachteile für Unternehmen oder Teams bedeuten:

Vorteile

• Bündelung von allen Tools, die dem Projektmanagement dienen
• Alle projektrelevanten Dokumente und Informationen sind an einem Ort abgelegt. Alle Team-Mitgliederhaben darauf Zugriff
• Implementierte Methoden führen zu Zeitersparnis und zum besseren Projektüberblick
• Erleichterung der ergebnisorientierten und zielgerichteten Projektarbeit
• Projektziele werden leichter erreicht

Nachteile:

• Um die Software nutzen zu können, wird meist eine intensive Einarbeitungszeit benötigt
• Der Einsatz einer Software-Lösung führt zu höheren Kosten