Honorarnote schreiben - Regelungen, Inhalte und Vorlagen

Eine Honorarnote wird in der Regel von Freiberuflern verwendet, um erbrachte Leistungen an den Auftraggeber bzw. Leistungsempfänger in Rechnung zu stellen. Auch nicht-selbstständige Personen können eine Honorarnote stellen. Hierbei sollte man die jährliche Zuverdienstgrenze zu beachten.

Am Ende des Jahres müssen Einnahmen, die durch die Ausstellung von Honorarnoten abgerechnet wurden, entsprechend versteuert werden.

Gesetzliche Regelungen für die Ausstellung einer Honorarnote

In den österreichischen Gesetzen gibt es keine eindeutigen Richtlinien hinsichtlich der Ausstellung von Honorarnoten. Grundsätzlich gibt es jedoch eine Vorgehensweise, die sich im Zeitverlauf bewährt hat. Wenn eine Leistung erbracht wird, so wird eine Honorarnote ausgestellt, um diese abzurechnen. Wenn es zu einer Leistungserbringung an ein Unternehmen kommt, so hat die Abrechnung binnen sechs Monaten zu erfolgen.

Eine solche maximale Frist, in der abgerechnet werden muss, liegt bei Leistungserbringungen an eine Privatperson nicht vor. Es ist empfehlenswert, die erbrachten Leistungen auf der Honorarnote möglichst genau anzugeben. Dies hat in weiterer Folge im Zusammenhang mit der späteren Abrechnung den Vorteil, dass Mühe und Anstrengungen erspart werden, weil genau klar ist, was geleistet wurde.

Bestandteile einer Honorarnote

Es gibt bestimmte Merkmale und Daten, die bei Rechnungen, so auch bei Honorarnoten nicht fehlen dürfen und somit unbedingt angegeben werden müssen. Hierbei wird zwischen Kleinbetragsrechnungen (bis zu 400 Euro) und denen mit einem Wert von über 400 Euro unterschieden.

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Betrag bis zu 400 Euro:

• Name und Anschrift (des Unternehmens, welches eine Leistung erbringt oder etwas liefert)
• Beschreibung der zur Verrechnung kommenden Leistung(en)
• Zeitraum, in welchem eine Leistung erbracht wurde, oder Tag der Leistungserbringung
• Rechnungsbetrag (für die Erbringung der Leistung oder Lieferung)
• Steuersatz , der zur Anwendung kommt*
• Datum der Ausstellung der Honorarnote

* Hier sind im UStG (Umsatzsteuergesetzbuch) bestimmte Betragsgrenzen vorgesehen, bis zu diesen eine Umsatzsteuerbefreiung vorgesehen ist. Gemäß § 6 Abs. 1 Z. 27 UStG liegt diese Grenze bei 35.000 Euro exkl. MwSt. Hierbei ist in der Praxis auch von der sogenannten Kleinunternehmerregelung die Rede. Hier besteht die Pflicht, auf die eben beschriebene Befreiung von der Umsatzsteuer hinzuweisen. Wird dies vergessen, so muss die Steuer an das Finanzamt abgeführt werden, man hat selbst jedoch nicht das Recht, die Vorsteuer abzuziehen. Daher sollte zumindest eine Klausel wie „Umsatzsteuerfrei auf Grund der Kleinunternehmerregelung“ auf der Honorarnote angeführt werden.

Betrag über 400 Euro:

Bei Honorarnoten, die einen höheren Betrag als 400 Euro vorweisen, müssen zusätzlich zu den oben genannten Angaben auch noch weitere Angaben gemacht werden.

• Leistungsempfängername und -anschrift
• Entgelt ohne Umsatzsteuer
• Umsatzsteuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt
• Hinweis auf Steuerbefreiung, sofern eine solche vorliegt
• Umsatzsteueridentifikationsnummer des die Leistung erbringenden oder liefernden Unternehmens
• Fortlaufende Honorarnoten-Nummer