Fahrtenbuch führen - Software-Vergleich & Vorlage 2024

Was ist ein Fahrtenbuch?

In dem Fahrtenbuch werden stets der Abfahrtsort, das Datum, der Name des Fahrers, der Tachostand zu Beginn und zum Ende der Fahrt und der Grund der Fahrt notiert. Das Buch wird oftmals zu Kontrollzwecken von der Polizei, vom Finanzamt oder von Unternehmen zur Einsichtnahme angefordert. In diesem Zusammenhang sollte darauf geachtet werden, dass das Fahrtenbuch regelmäßig und sorgfältig geführt wird, andernfalls könnten Aufzeichnungen im Rahmen von Kontrollen schnell unglaubwürdig wirken.

Nachvollziehbarkeit, Zeitnähe und Ehrlichkeit sind die zentralen Faktoren beim Führen eines Fahrtenbuchs. Zudem sollte das Fahrtenbuch änderungssicher geführt werden. Nur auf diese Weise können Manipulationen ausgeschlossen werden. Generell können zwar Änderungen im Fahrtenbuch vorgenommen werden, diese sollten jedoch stets übersichtlich und nachvollziehbar im Buch erklärt werden.

Kostenlose Vorlage

Vorgefertigte Fahrtenbücher können beispielsweise im ÖAMTC- oder im ARBÖ-Shop erworben werden. In einigen Fällen ist es auch möglich und erlaubt, ein Fahrtenbuch als Taschenkalender, als Tagesbericht oder als Computerfahrtenbuch anzulegen.

Eine kostenlose Fahrtenbuch-Vorlage kann hier heruntergeladen werden.

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Fahrtenbuch (Standard)

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Grundsätzlich handelt es sich bei dem Führen eines Fahrtenbuchs in Österreich um eine freiwillige Angelegenheit. Ob überhaupt ein Fahrtenbuch geführt wird oder wie lange ein Fahrtenbuch aufbewahrt wird, ist somit stets die individuelle Entscheidung des Inhabers des Fahrzeugs. Eine Ausnahme von dieser Regelung kann sich beispielsweise dann ergeben, wenn im Dienstvertrag das Führen des Buches vorgeschrieben ist oder wenn es dazu eine gerichtliche Anordnung gibt. Hierzu ist zu beachten, dass es in Österreich eine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren gesetzlich vorgeschrieben ist.

Software: Elektronisches Fahrtenbuch

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist ein fortschrittlicher computergestützter Ersatz für herkömmliche papiergestützte Kontrollraum-Logbücher. Es ermöglicht die Erfassung von beobachteten und nicht automatisierten Daten im Kontrollraum und in der gesamten Anlage, sodass diese Informationen für alle Computerbenutzer im gesamten Unternehmen verfügbar sind.

Ein eLogbook ist vollständig in die digitale Plattform eines Unternehmens integriert und bietet eine Reihe exklusiver innovativer Funktionen. eLogbooks wurden entwickelt, um Papierlogbücher zu ersetzen, die Zuverlässigkeit der Daten zu verbessern und das Risiko menschlicher Fehler zu minimieren, die zu Bußgeldern oder Abweichungen führen können. Darüber hinaus stehen die durchgeführten Eingaben zur Verfügung, um die Mitarbeiter im Bedarfsfall ständig zu überwachen und zu unterstützen.

Funktionen

Das eLog oder elektronische Logbuch ist in der Regel die Kombination mehrerer Geräte in einem Paket. Die Grundvoraussetzungen sind:

• Ein GPS-Tracker und ein drahtloses Kommunikationsgerät: dies ist normalerweise ein einzelnes Gerät. Dies war in der LKW-Branche die sogenannte Black Box für GPS-Ortung. Hiermit werden GPS-Position, Geschwindigkeit, Kurs, GPS-basierter Kilometerstand und mehrere andere Elemente verfolgt. Dieses Gerät wird normalerweise unter dem Dashboard installiert und ist das Relay zu den Servern des Anbieters. Die Gewährleistungsfrist beträgt fast immer 1 Jahr, ist jedoch manchmal länger, wenn ein Vertrag erforderlich ist.
• Ein Navigations- und Logbuch-Tracker: Dies ist das Gerät, das oben auf dem Armaturenbrett des Lastwagens montiert wird. Der Fahrer muss sich bei diesem Gerät anmelden und den HOS-Betriebsstatus melden. Die Kommunikation der Daten von diesem Gerät wird normalerweise durch den GPS-Tracker erleichtert, mit dem es arbeitet.
• Ein JBUS 1939-Kabelbaum und -Stecker: Es erfordert eine enge Integration mit dem Fahrzeug und der elektronischen Logbucheinheit. Aus diesem Grund muss das Gerät an den JBUS angeschlossen sein, um die vollständige Konformität zu gewährleisten. Im Allgemeinen überträgt die JBUS-Verbindung auch Fehlercodes und telemetrische Daten wie Wassertemperatur, Öldruck und mehr.

Sobald das Gerät installiert ist, werden die Logbuchdaten auch auf die Server hochgeladen und in der Anwendung des GPS-Tracking-Anbieters angezeigt. In der Regel ist jeder Mechaniker, der in der Lage ist, ein Autoradio zu installieren, für die Installation eines elektronischen Fahrtenbuchsystems qualifiziert, und die Installationszeit beträgt normalerweise weniger als 45 Minuten.

Vorteile

Da die Frist für das ELD-Mandat bald abläuft, ist es jetzt an der Zeit, in eine Lösung für elektronische Logbücher zu investieren. Trotz der bevorstehenden Frist ist es für LKW-Fahrer nicht ungewöhnlich, sich der Idee elektronischer Logbücher zu widersetzen. Mitarbeiter stehen neuen Technologien zunächst skeptisch gegenüber. Um diesem Misstrauen gegenüber elektronischen Logbüchern entgegenzuwirken, müssen Sie Ihren Fahrern die zahlreichen Vorteile von ELDs aufzeigen.

Zu den wichtigsten Vorteilen einer Lösung für elektronische Logbücher gehören:

Ein elektronisches Fahrtenbuch beschleunigt die Straßeninspektion

Ohne Altlasten können Straßeninspektionen eine mühsame Angelegenheit sein. Die Fahrer müssen handschriftliche Papiertreiberprotokolle durchsuchen und nach möglichen Fehlern oder Verstößen gegen die Betriebszeiten suchen. Mit elektronischen Logbüchern können Inspektoren das Log leicht einsehen und nach möglichen Verstößen suchen. Da ELDs auch dazu beitragen, Fehler oder Verstöße zu reduzieren, sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch Geld.

Ein elektronisches Logbuch reduziert Papierkram (und menschliches Versagen!)

In der Regel sind LKW-Fahrer kein Fan von Papierkram. Den Überblick über Papierdokumente zu behalten, kann für den Fahrer zu einem echten Problem werden, das ihn letztendlich von der Straße ablenkt. Ein elektronisches Logbuch automatisiert stundenlange Service-Compliance-Prozesse. Diese Automatisierung stellt sicher, dass die Protokolle fehlerfrei sind, korrekt summiert und vom Treiber signiert werden. Mit elektronischen Logbüchern können sich Ihre Fahrer auf die Straße konzentrieren, anstatt sich um ihre Papierprotokolle zu kümmern.

Ein elektronisches Logbuch verbessert die Kommunikation mit dem Büro

Vor elektronischen Logbüchern mussten die meisten Organisationen die Anrufe von Fahrern und Disponenten überprüfen. Effektive ELD-Lösungen bieten einen Standort des Fahrers auf einer Karte, sodass das Büro die Sicherheit und die geschätzte Ankunftszeit überprüfen kann, ohne den Fahrer anrufen zu müssen. Diese genauen Standortinformationen helfen auch dabei, Behauptungen von Versendern und Empfängern zu bestreiten, dass sich ein Fahrer verspätet hat, obwohl dies nicht der Fall war.

Für wen ist eine Fahrtenbuch-Software geeignet?

Speditionsunternehmen sind verpflichtet, Fahrtenbücher für die LKWs zu führen. Elektronische Fahrtenbücher bietet sich hier an, da die Geräte den Alltag für die Mitarbeiter und das Unternehmen selbst vereinfachen.

Welche Arten der Software gibt es?

• Dedizierte Einheiten: Dies sind in erster Linie die älteren Formen von E-Logs, die im Volksmund als Electronic Onboard Recorder (EOBRs) oder Automatic Onboard Recording Devices (AOBRDs) bezeichnet wurden. Diese Einheiten werden in einem einzelnen Gerätepaket geliefert, das über Kabel und Stecker direkt mit dem ECM (Electronic Control Module) verbunden ist. Daher der Name „dediziert“. Daten werden mithilfe einer Kombination aus Back-Office-Servern, Cloud-Speicher und dem Gerät selbst gespeichert. Um ELD-Funktionen wie Standorterfassung, Betriebsstunden und Kilometerstand bereitzustellen, verwenden AOBRDs Mobilfunknetz- und GPS-Funktionen.
• BYOD: BYOD steht für "Bring Your Own Device". Diese Art von E-Log-Geräten ist derzeit die am weitesten verbreitete auf dem Markt. Mit BYOD ELD-Einheiten können LKW-Fahrer E-Logging-Software auf ihren eigenen Smartphones oder Tablets ausführen, sodass keine im Fahrzeug installierten / dedizierten ELDs erforderlich sind. Wir werden auf BYOD in einem späteren Abschnitt dieses Blogs näher eingehen.

Fahrtenbuch für die Fuhrparkverwaltung

In einem Unternehmen in Österreich ist es üblich, für jedes Firmenfahrzeug ein eigenes Fahrtenbuch zu führen. Dies ermöglicht es dem Fuhrparkleiter bei einer Vielzahl von Angestellten den Überblick zu behalten und die Verwendungsabsicht und die damit verbundenen Kosten nachzuvollziehen und die Größe des Fuhrparks langfristig zu planen. Um diese Arbeit zu erleichtern, nutzen viele Firmen heutzutage elektronische Fahrtenbücher mit GPS.

Führen eines Fahrtenbuches als Arbeitnehmer

Der österreichische Staat unterstellt Fahrern, die ein Fahrzeug sowohl privat als auch dienstlich nutzen, stets einen „vollen Sachbezug“. Soweit der Arbeitgeber nicht das Führen eines Fahrtenbuchs vorschreibt, ist der Arbeitsnehmer hierzu nicht verpflichtet. Nutzer, die den zu verteuernden Privatanteil so weit wie möglich reduzieren möchten, sollten jedoch ein Fahrtenbuch führen. Nur mit Hilfe eines solchen Buches kann ein reduzierter Sachbezug geltend gemacht werden. Für die Übersicht aller privaten und dienstlich getätigten Fahrten sollte somit ein den Vorgaben des Finanzamtes entsprechendes Fahrtenbuch geführt werden.

Führen eines Fahrtenbuches als Unternehmer

Unternehmer haben stets die Pflicht, alle mit einem Fahrzeug durchgeführten dienstlichen Fahrten glaubhaft zu machen. Am einfachsten kann hierfür ein Fahrtenbuch geführt werden. Für Unternehmer gelten Fahrten vom Wohnort zur Arbeitsstätte dabei als dienstliche Fahrten. Zu den tatsächlichen Betriebskosten zählen hingegen Kfz-Versicherungen, Benzin, Reparaturen, Maut-Gebühren, die Afa, Parkkosten und Leasingraten.

Je nach der überwiegenden Verwendung des Fahrzeugs wird dieses dem Privat- oder dem Betriebsvermögen zugeordnet.

Betriebliche Nutzung über 50%

Wird das Fahrzeug in mehr als 50 % der Fälle im Rahmen der Berufstätigkeit genutzt, zählt das Fahrzeug zum Betriebsvermögen. Sollte das Fahrzeug auch privat genutzt werden, so muss (bestenfalls mit der Hilfe eines Fahrtenbuchs) der betriebliche Anteil der Nutzung glaubhaft belegt werden. Die privaten Nutzungskosten sind dabei von den betrieblichen Nutzungskosten zu trennen.

Betragen die tatsächlichen Betriebskosten für ein Fahrzeug beispielsweise 100.000 Euro und wird das Fahrzeug zu 60 % betrieblich und zu 40 % privat genutzt, liegt der betriebliche Aufwand bei 60.000 Euro. Dieser Betrag kann dann in der Einkommenssteuererklärung berücksichtigt werden. Die für die private Nutzung angefallenen 40.000 Euro bleiben unberücksichtigt.

Betriebliche Nutzung unter 50%

Wird ein Fahrzeug zu unter 50 % betrieblich genutzt, zählt dieses zum Privatvermögen. Der Besitzer kann in dem Fall wählen, ob das Kilometergeld verrechnet werden soll oder ob die tatsächlichen Kosten für die betriebliche Nutzung ermittelt werden sollen.

Das Kilometergeld wird dabei pauschal mit 0,42 Euro pro gefahrenem Kilometer veranschlagt. Auf diese Weise können jedoch nur maximal 30.000 Kilometer pro Kalenderjahr steuerlich abgesetzt werden. Das maximale Kilometergeld beträgt folglich höchstens 12.600 Euro pro Jahr.

Ist ein Angestellter in einem Kalenderjahr beispielsweise 10.000 Kilometer betrieblich gefahren, entspricht dies bei einer jährlichen Gesamtkilometeranzahl von 25.000 einer betrieblichen Nutzung von 40 %. Der Angestellte kann nun zwischen dem Kilometergeld und den tatsächlichen Betriebskosten wählen. Das Kilometergeld kann dabei mit der Formel 10.000 * 0,42 ermittelt werden. Das Ergebnis beträgt in diesem Fall ein Kilometergeld zur Höhe von 4.200 Euro. Als tatsächliche Betriebskosten sind für das Fahrzeug in dem Jahr 20.000 Euro angefallen. 40 % hiervon sind 8.000 Euro. Folglich wird sich der Angestellte in diesem Beispiel dafür entscheiden, die tatsächlichen Betriebskosten als Betriebsaufwand geltend zu machen.

Das ist zu beachten!

Sollten beschäftigte Angehörige im Unternehmen (zum Beispiel die Kinder oder die Ehefrau) das Firmenfahrzeug öfter privat nutzen, so ergibt sich ein Sachbezug für den Angehörigen. Diese Form der privaten Nutzung ist somit nicht, möglicherweise anders als erwartet, zwangsläufig durch den ausgeschiedenen Privatanteil der Firma abgegolten.

Alle Informationen zur Reisekostenabrechnung finden Sie hier!

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