Doppelte Buchführung

Ziel der Bilanz ist es, durch einen Vergleich des Betriebsvermögens zu zwei festgelegten Zeitpunkten (Jahresanfang, Jahresende), das Betriebsvermögen zu ermitteln. Deswegen ist bei der Bilanz auch von dem sogenannten Betriebsvermögensvergleich die Rede.

Die Gewinnermittlung kann auch durch die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) geschehen. Hier kommt es zu einer Gegenüberstellung von Aufwendungen und Erträgen während einer bestimmten Zeitperiode.

Der wirtschaftliche Erfolg eines Unternehmens kann unter der Zuhilfenahme beider Instrumente (Bilanz, GuV) ermittelt werden. Auf der anderen Seite werden bei der doppelten Buchführung alle Geschäftsfälle in zwei Stufen verbucht. So kommt es zur ersten Buchung, wenn ein solcher Fall entsteht, zu einer zweiten Buchung kommt es, wenn der Zahlungseingang oder -ausgang geschieht. Das kann den Wortteil „doppelt“ in dem Begriff „Doppelte Buchführung“ erklären.

Funktionsweise der doppelten Buchführung

Grundsätzlich stellt die Bilanzrechnung die Grundlage für die darauffolgende Gewinn- und Verlustrechnung dar. Es werden Aufwendungen und Erträge in Aktiva und Passiva, sowie Soll und Haben eingeteilt.

Bilanz

Die Bilanzrechnung wird auch als Bilanzierung bezeichnet. Hier kommen sogenannte Bestandskonten zur Anwendung. Am Anfang und Ende eines Jahres werden jeweils die aktuelle Finanzlage abgebildet. Grundsätzlich gibt es eine Gliederung in eine Aktiv- und Passivseite der Bilanz.

Auf der Aktivseite werden sämtliche Geschäftsvorgänge angeführt. Hierzu zählen beispielsweise Vorräte (z.B. Hilfs-, Roh- und Betriebsstoffe, etc.) oder Sachanlagen (z.B. Maschinen, technische Anlagen, etc.). Die Passivseite hingegen gibt Auskunft, woher das Geld bezogen wird (z.B. Kredite, Eigenkapital, usw.). Eine entsprechende Gegenüberstellung kann dazu beitragen, dass ein Überblick gewahrt werden kann.

Ist eine entsprechende Einteilung in Aktiva und Passiva geschehen, so werden die einzelnen Bestandskonten näher beleuchtet. Diese weisen jeweils eine Sollseite (links) und eine Habenseite (rechts) auf. Ziel dieser Einteilung ist, dass die jeweiligen Zahlungszuflüsse und -abflüsse verzeichnet werden können.

Betrachtet man die Aktivseite, so werden Zahlungszuflüsse meist im Soll verbucht, während Zahlungsabflüsse auf der Habenseite gebucht werden. Wird hingegen die Passivseite betrachtet, so mindern Beträge im Soll den Kontostand, während Beträge im Haben diesen erhöhen.

Eine wichtige Regel ist, dass immerzu ein Gleichgewicht zwischen der Aktiv- und Passivseite herrschen muss. So ist es in der Praxis der Fall, dass ein entsprechendes Konto oder mehrere Konten bei jedem Geschäftsfall sowohl im Soll als auch im Haben belastet werden müssen. Die Bilanzsumme auf beiden Seiten muss sich auf denselben Wert belaufen.

Gewinn- und Verlustrechnung

Ein Teil der Bilanz ist die Gewinn- und Verlustrechnung. Die Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen steht hier im Fokus, wobei die Rechenvorgänge ähnlich wie auch bei der Bilanz vonstattengehen.

Zum Einsatz kommen bei der GuV jedoch nicht Bestandskosten, sondern Ertrags- und Aufwandskonten. Diese Konten sind wiederum in eine Sollseite (z.B. Wareneinsatz, Provisionen, Werbekosten, Verwaltung, Abschreibungen, etc.) und Habenseite (bspw. Umsatzerlöse, Zinserträge, Zuschüsse, etc.) eingeteilt.

Verpflichtung zur Durchführung der doppelten Buchführung

Es gibt eine größere Gruppe von Unternehmen, die diese Art der Buchführung verpflichtend durchzuführen hat. Eine andere Gruppe ist nicht verpflichtet, die doppelte Buchführung anzuwenden, kann dies aber unter Umständen dennoch auf freiwilliger Basis tun. Die eben angesprochene Pflicht bezeichnet man auch als Rechnungslegungs- oder Bilanzpflicht.

Im Zusammenhang mit der Verpflichtung zur doppelten Buchführung spielt die Rechtsform des betreffenden Unternehmens eine entscheidende Rolle. Aber auch die Umsatzhöhe spielt hierbei eine entscheidende Rolle. Eine Bilanz muss beispielsweise von eingetragenen Personengesellschaften wie der GmbH & Co. KG (hier sind keine natürlichen Personen unbeschränkt haftende Gesellschafter) oder Kapitalgesellschaften (GmbH, Aktiengesellschaft) geführt werden. Alle anderen Unternehmer sind dazu verpflichtet, die doppelte Buchführung durchzuführen, wenn der Umsatz die Grenze von 700.000 Euro überschritten werden.

Wenn ein Unternehmen also beispielsweise im Jahr 2019 eine Umsatzhöhe von 800.000 Euro erreicht, im Jahre 2020 dann einen Umsatz von 900.000 Euro erreicht, so beginnt die Pflicht der doppelten Buchführung mit Beginn des Jahres 2022, da ein Jahr dazwischen liegt.

Ein Beginn im darauffolgenden Jahr, also ohne Wartezeit, ist nur dann vorgesehen, wenn die Umsatzgrenze von 1.000.000 Euro einmal überschritten wurde. Überschreitet der Umsatz eines Unternehmens also beispielsweise im Jahre 2021 die Grenze von 1.000.000, so muss ab 2022 sogleich die doppelte Buchführung zur Anwendung gebracht werden muss.