Auftragsbestätigung - Inhalte, Anleitung und Vorlage

Im Allgemeinen teilt ein Unternehmen seinen Kunden mit der Ausstellung einer Auftragsbestätigung die Annahme eines Auftrages mit. Der Auftragsannahme geht in der Regel eine Angebotslegung voran. In den meisten Fällen erfolgt eine solche Auftragsbestätigung in schriftlicher Form. Damit kann sichergestellt werden, dass die Beweissicherung gewährleistet ist. Damit eine solche Bestätigung aber tatsächlich als Beweis angesehen werden kann, gibt es gewisse Angaben, die enthalten sein müssen. Mit der Ausstellung der Auftragsbestätigung geht das Unternehmen die Verpflichtung ein, den besagten Auftrag auch zu den vorher angepriesenen und in weiterer Folge vereinbarten Konditionen auszuführen.

Bei größeren Aufträgen (z.B. Bauprojekte) ist meistens nicht nur ein einfaches Angebot vorausgehend, sondern es gehen Verhandlungen voraus. Die Konditionen, die im Zuge dieser Verhandlungen besprochen und vereinbart werden, sind in weiterer Folge in einer Auftragsbestätigung schriftlich festzuhalten.

Hier gibt es eine Angebotsvorlage zum Download.

Ausstellung einer Auftragsbestätigung

Wie bereits erwähnt, kommt es bei einer Auftragsbestätigung dazu, dass ein Auftrag vonseiten des Unternehmens an den Kunden bestätigt wird. Dieser Auftrag muss in jedem Falle persönlich, telefonisch oder schriftlich besprochen und zustande gekommen sein.

Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte die Bestätigung in Schriftform erfolgen. Hierbei werden die Vereinbarungen, die mit dem Kunden geschlossen wurden (zumindest Bestellmenge, Preis, Lieferzeit und andere wichtige Details), aufgelistet. Eine solche Bestätigung ist rein rechtlich nicht unbedingt vonnöten, kann aber für beide Vertragsparteien Sicherheiten bieten.

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Auftragsbestätigung

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Inhalte und Bestandteile

Man muss also nicht immer eine Auftragsbestätigung ausstellen, tut man dies jedoch, so muss man gewisse Formvorschriften einhalten und darauf achten, dass bestimmte Bestandteile in dieser Bestätigung enthalten sind:

• Bezeichnung des Leistungsumfanges / der Waren und Warenmenge
• Preis der Leistungen / Waren
• Leistungserbringungs- / Warenlieferungsdatum
• Kosten für Verpackung und Versand
• Warenlieferungsregelungen
• Zahlungsbedingungen
• Eigentumsvorbehalt
• Gerichtsstand

Eine Ausstellung einer Auftragsbestätigung kann in manchen Fällen auch vorgeschrieben und somit verpflichtend sein. Kommt es zu einer Bestellungsänderung, einer Bestellverzögerung oder einer Bestellung ohne zuvor eingeholtes Angebot, so muss zwingend eine Auftragsbestätigung ausgestellt werden.

Die Übermittlung einer Auftragsbestätigung

Bezogen auf die Übermittlung einer Angebotsbestätigung hat das Unternehmen grundsätzlich freie Wahl, wie eine solche erfolgen kann. So kann die Bestätigung per Mail, per Fax oder auf dem Postweg an die Kunden übermitteln werden. Auch die Bezeichnung kann variieren. So ist „Auftragsbestätigung“ ebenso zulässig, wie auch die Begriffe „Buchungsbestätigung“ und „Anmeldebestätigung“.