Lohn- und Gehaltsabrechnung (Lohnzettel)

Der Lohnzettel (Lohn- und Gehaltsabrechnung)

Es erfolgt keine Aufforderung der Behörden zur Abgabe des Lohnzettles mit dem integrierten Beitragsgrundlagennachweis (L16). Diese Lohnzettel müssen außerdem elektronisch bei den Steuerbehörden eingereicht werden.

Das Formular L16 besteht aus verschiedenen Teilen. Auf dem “Lohnzettel“ des Formulars werden die für die Lohnsteuer relevanten Daten ausgewiesen. Des weiteren ist hier der Übertritt des Dienstnehmers in ein Betriebliches Vorsorgesystem aufgeführt.

Die Beitragszeiten des Dienstnehmers, die Summe der allgemeinen Beitragsgrundlagen sowie erfolgte Sonderzahlungen werden im sozialversicherungsrechtlichen Teil des Formulars aufgeführt. Sollte es sich um ein Beschäftigungsverhältnis auf Grundlage des Betrieblichem Mitarbeiter- und Selbstständigenvorsorgegesetz (BMSVG) handeln, sind Beitragszeiten zur Betrieblichen Vorsorge, die Summe der entsprechenden Beitragsgrundlagen inklusiver aller gezahlten Sonderzahlungen sowie die komplett abgerechneten Beiträge zur Betrieblichen Vorsorge (ohne Übertragungsbetrag) aufgeführt.

Grundsätzlich gibt es verschiedene Lohnzettel, die im folgenden vorgestellt werden.

1. Jährlicher Lohnzettel

Hierbei handelt es sich um jenen Lohnzettel, welcher ausgestellt wird, wenn ein Dienstnehmer das komplette vergangene Jahr oder bis einschließlich Dezember bei seinem Dienstherren beschäftigt war. Dieser ist bis spätestens Ende Februar in elektronischer Form mittels ELDA (Elektronischer Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern) bei den Krankenversicherungsträgern in der durch den Hauptverband der österreichischen Sozialversicherungsträgern festgelegten einheitlichen Datensatzform zu übermitteln.

Für Dienstnehmer, welche im Rahmen von Privathaushalten einer Beschäftigung nachgehen, gilt hier eine Ausnahme. Die Meldung durch eine natürliche Person kann in Papierform bis spätestens Ende Jänner erfolgen, sollten gewisse Voraussetzungen erfüllt sein. Dazu zählen die Unzumutbarkeit einer elektronischen Meldung durch die natürliche Person oder aber einnachweisbar unverschuldeter technischer Ausfall der Datenfernübertragungseinheit oder eines Teils davon vorliegt.

Das Papierformular ist an das zuständige Betriebsstättenfinanzamt zu übersenden. Dort liegt es ebenfalls aus. Erst wenn der jährliche Lohnzettel bzw. die Lohn- und Gehaltsabrechnung beim Finanzamt vorliegt (spätestens am 28. Februar des Folgejahres), kann die Arbeitnehmerveranlagung durchgeführt werden.

2. Unterjähriger Lohnzettel

Ein Dienstgeber ist zur Ausstellung eines unterjährigen Lohnzettel verpflichtet, sollte ein Dienstnehmer unterhalb des Kalenderjahres den Dienstgeber verlassen. In diesem Fall ist bis zum Ende des darauffolgenden Kalendermonats nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses diese Bescheinigung zu erstellen. Unberücksichtigt Die Frist beginnt mit dem arbeitsrechtlichen Ende des Innenverhältnisses. Das Ende der Pflichtversicherung bleibt hiervon unberührt.

Auch hierzu gibt es eine Ausnahme: Sollte die Kündigung eines Beschäftigungsverhältnisses während eines Krankenstandes erfolgen und hat der Dienstnehmer Anspruch auf Krankenentgelt, so beginnt die Meldefrist erst mit Beendigung des Anspruches auf Krankenentgelt zu laufen.

Ist nach Beendigung eines unterjährigen Beschäftigungsverhältnisses ein unterjähriger Lohnzettel eingereicht worden, so muss für dieses Beschäftigungsverhältnis kein weiterer jährlicher Lohnzettel erfolgen.

Sollte ein Dienstnehmer im gleichen Jahr ein erneutes Beschäftigungsverhältnis mit seinem ehemaligen Dienstgeber eingehen, so ist ein neuer, für den weiteren Beschäftigungszeitraum ausgewiesener Lohnzettel einzureichen. Der Lohnzettel und Beitragsgrundlagennachweis erfolgt zeitraumkonform. Die über das Jahr anfallenden Beitragsgrundlagen aus den verschiedenen Beschäftigungsverhältnissen werden in keinem Fall summiert ausgewiesen. Für jeden Beschäftigungszeitraum gibt es einen Lohnzettel durch den Dienstgeber.

Hierzu gibt es eine weitere Ausnahme: Liegt das Ende der ersten Beschäftigung und der Beginn der neuen Beschäftigung innerhalb eines Kalendermonats ist ein gemeinsamer Lohnzettel-SV unter Angabe des Ende und des Beginn der Beschäftigungsverhältnisse zu erstellen.

3. Gehaltsabrechnung für geringfügig Beschäftigte

Bei einem Wechsel von einer Voll- auf eine Teilversicherung oder umgekehrt sind für beide Zeiten die Beitrgsgrundlagen und Sonderzahlungen in einem eigenen Lohnzettel-SV aufzuführen. Daten zur betrieblichen Vorsorge werden nur auf dem letzten Lohnzettel-SV angegeben, die Teilung der betrieblichen Vorsorge erfolgt also nicht.

Grundsätzlich erfasst der Lohnzettel für geringfügig Beschäftigte die gesamte Zeit der Pflichtversicherung in der Unfallversicherung sowie die Summer der allgemeinen Beitragsgrundlagen und der Sonderzahlungsgrundlagen. Bei Vorliegen ist auch der Beitrag zur Betrieblichen Vorsorge (BV-Beitrag) anzugeben. Insofern unterschiedet sich der Lohnzettel für geringfügig Beschäftigte von dem für Vollzeitbeschäftigte nicht. Er ist in jedem Fall genauso verpflichtend.

4. Gehaltsabrechnung für freie Dienstnehmer

Da freie Dienstnehmer der Einkommenssteuerpflicht unterliegen ist der „Lohnzettel“-Teil des Formulars L16 durch das Formular E 18 zu ersetzen.
Die sozialversicherungsrechtlichen Angaben (Beitragsgrundlage, BV-Beitrag etc.) sind für den freien Dienstnehmer genauso über das Formular L16 den Behörden bekannt zu geben. Die Fristen entsprechen denen für normale Beschäftigungsverhältnisse.

5. Berichtigungen

Eine Berichtigung der Sozialversicherung oder deren Stornierung fordert auch eine entsprechende Korrektur des Lohnzettel. Der Storno des falschen Lohnzettels erfolgt mit SART 42 und bedingt eine gleichzeitige Neuanmeldung des richtigen Lohnzettel. Dabei ist es irrelevant, ob es sich um die Berichtigung des Lohnzettels oder der Beitraggrundlagen zur Sozialversicherung handelt. In jedem Fall sind beide Teile korrigiert zu übermitteln.

6. Angaben zur Arbeitsstätte

Bei einer unterjährigen elektronischen Lohnzettel-Meldung ist die derzeitige Adresse der Arbeitsstätte jedes mal mit anzugeben. Bei der Papiermeldung ist die Adresse der Arbeitsstätte zum letzten Beschäftigungstag oder zum Stichtag 31.12. anzugeben, wenn es eine Abweichung zwischen Adresse der Arbeitsstätte und der Firmen-Adresse des Arbeitgebers gibt.

7. Urlaubsersatzleistungen / Kündigungsentschädigungen

Sollten über einen Jahreswechsel hinaus, bei einem grundsätzlich beendigten Beschäftigungsverhältnisses, Ersatzleistungen für Urlaubsentgelt oder Kündigungsentschädigungen gezahlt werden, so sind getrennte Lohnzettel-SV für jedes Kalenderjahr erforderlich. Dabei gelten bei einer Beendigung zum 31.12. die Fristen zur Einreichung für einen volljährigen Lohnzettel-SV, für die weiteren Ersatzleistungen im neuen Kalenderjahr die der unterjährigen Lohnzettel-SV. Bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses vor dem 31.12. gelten die Fristen für zwei unterjährige Lohnzettel-SV.